Backup Email Berantakan? Hindari 5 Kesalahan Ini Agar Data Selamat!

GadgetDIVA - Mencadangkan email adalah langkah bijak untuk mencegah kehilangan data penting secara tidak sengaja. Namun, banyak orang masih sering melakukan kesalahan selama proses pencadangan, baik karena malas, menunda, atau kurang memahami cara yang benar.

Salah satu kesalahan umum adalah menunda pencadangan terlalu lama. Banyak yang menganggap email mereka aman di kotak masuk, padahal risiko seperti akun terkunci atau email terhapus bisa terjadi kapan saja. Karena itu, penting untuk menjadwalkan pencadangan secara rutin, seperti harian atau mingguan, tergantung pada kebutuhan.

Kesalahan berikutnya adalah hanya mencadangkan folder tertentu. Meskipun terlihat praktis, ini bisa menyebabkan data penting dari folder lain—seperti Promosi atau Terkirim—terlewat. Sebaiknya, semua email penting dicadangkan, termasuk lampiran besar seperti kontrak, baik ke cloud maupun ke penyimpanan lokal.

Mengabaikan proses pengujian pemulihan juga bisa jadi bencana. Banyak orang mengira pencadangan mereka berhasil, padahal file rusak atau tidak lengkap. Penting untuk secara berkala memeriksa file cadangan dan memastikan kamu bisa membuka dan memulihkannya saat diperlukan.

Bergantung pada satu tempat penyimpanan juga sangat berisiko. Misalnya, jika semua file hanya ada di satu laptop dan perangkat tersebut rusak, seluruh data bisa hilang. Idealnya, gunakan beberapa lokasi, seperti hard drive eksternal dan layanan cloud, untuk meningkatkan keamanan data.

Salah satu strategi yang disarankan adalah aturan 3-2-1: memiliki tiga salinan data, menggunakan dua jenis media penyimpanan, dan menyimpan satu cadangan di lokasi terpisah. Ini akan membantu melindungi data dari kerusakan perangkat maupun serangan siber.

Selain itu, banyak yang lupa bahwa data cadangan juga perlu dilindungi. Menyimpan data tanpa enkripsi membuka celah bagi pihak tidak bertanggung jawab untuk mengakses informasi sensitif. Oleh karena itu, enkripsi penting untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data.

Pada akhirnya, mencadangkan email tidak serumit yang dibayangkan. Setelah membiasakan diri dengan prosesnya, manfaatnya sangat besar. Ketenangan pikiran karena tahu semua data tersimpan aman akan membuat usaha ini terasa sangat sepadan.